Behöver du boka in ett möte med flera personer med fulla kalendrar? Vill du slippa mejlrundor med svarsrundor och nya mejl och tidsförslag? Du kanske brukar använda Doodle?
Enligt LiU:s nya IT-säkerhetspolicy är det INTE tillåtet att använda Doodle vid LiU.
“Vad ska jag använda då?” tänker kanske du…
Meet-o-matic
Ett bra alternativ kan vara Meet-o-matic som finns inom LiU. Det är enkelt att använda och kan användas oavsett om deltagarna finns vid LiU eller inte. Det enda som krävs är att den som lägger upp mötesbokningen har ett LiU-id.
Så här fungerar det:
Gå till Meet-o-matic och logga in med ditt LiU-id.
Välj ett bra namn på ditt möte.
Om tiderna som finns från början i kalendern du ser ovan inte passar kan du välja att anpassa dem genom att klicka på knappen “Customize” under punkt 2.
Här kan du välja egna tidsintervall och lägga till fler månader om du behöver. När du är klar, klicka “update calendar”. Klicka sen i de rutor som motsvarar de alternativ du vill ha. När du är klar klickar du på “Create the meeting”.
Nu skickar systemet ut två mejl till dig. Ett är för dig som administratör av mötesbokningen och det andra är till för att skicka vidare till dem du vill bjuda in. Du dirigeras också om till en webbsida där samma länkar finns.
Svara på en mötesförfrågan i Meet-o-matic
Den som ska svara på din förfrågan får en länk av dig via e-post. När de följer länken kommer de till denna sida:
Här ska personen fylla i sitt namn, klicka i de tider som passar, lämna ev kommentarer och en e-postadress (valfritt). När han/hon har tryckt på “submit” dyker svaret upp i systemet om du följer din administratörslänk till mötet.
Meet-o-matic visar dig hur dina deltagare har svarat och eventuella kommentarer de lämnat. Meet-o-matic visar dig också vilket alternativ som flest deltagare har markerat så du enkelt ser vilken tid som passar flest.
Hoppas detta kan hjälpa dig att boka in ditt nästa möte!
/Emma